Совещание – это часть корпоративной культуры  организации  и традиционная форма деловой коммуникации. Совещания занимают значительную часть рабочего времени руководителя.  При этом, чем выше положение руководителя в организации, тем чаще ему приходится принимать участие в совещаниях. Между тем большинство руководителей испытывает острую неприязнь к этому виду профессиональной деятельности. Она вызвана крайне низкой эффективностью большинства совещаний, что объясняется незнанием принципов подготовки и проведения совещаний.

Зачастую такие процедурные проблемы совещаний, как отклонение от темы, отсутствие повестки дня, непродуманный регламент, слишком большая продолжительность, плохая организация, неэффективное ведение, задержка начала и другие сводят на нет  интеллектуальный потенциал участников совещаний.

Чтобы проводить совещания с максимальным эффектом и принимать эффективные решения необходимо знать, когда целесообразно проводить совещание, какова схема подготовки к совещанию, что включает структура совещания, в чем заключается философия эффективного совещания; необходимо уметь создать настрой на сотрудничество, спланировать повестку дня и роли,  организовать обсуждение, выступать публично, подвести итоги, оформить протокол. Знания, умения и навыки в области организации и проведения эффективного совещания позволят руководителям  экономить рабочее время, использовать потенциал совместного группового действия, принимать и реализовывать адекватные решения.

Руководители, чья управленческая деятельность связана с проведением и участием в деловых совещаниях.

Оптимальное число участников  в группе 8 – 12 человек.

1. Совещание как вид  деловой  коммуникации

• Совещание в корпоративной культуре компании
• Философия эффективного совещания
• Определение необходимости и цели совещания
• Выбор вида и формы проведения совещания
• Планирование состава и ролей  участников

2.  Общая схема подготовки совещания

• Постановка задачи
• Предварительная оценка совещания
• Заинтересованные лица
• Методы выработки решения
• Составление детального плана работы

3. Организация и планирование совещания

• Разработка повестки дня
• Выбор времени, места, продолжительности совещания
• Составление списка участников 
• В каком случае совещание необходимо отменить

4.  Динамика совещания

• Процесс и содержание совещания
• Создание настроя на сотрудничество
• Ведение совещания
• Возможности обсуждения в  форме мозгового штурма
• Завершение работы совещания

5.  Участие в работе совещания

• Подготовка собственного выступления
• Слагаемые успешного публичного выступления
• Выполнение своей роли участника совещания
• Техника конструктивного отстаивания интересов своего подразделения или своей позиции

6. После совещания

• Подведение итогов
• Методы оценки эффективности совещания
• Составление графика совещаний
• Выстраивание системы приоритетов и сроков